Auszug - Digitaler Sitzungsdienst  

Herr Joachim Polzin gibt einen Kurzüberblick über die in der Amtsverwaltung vollzogene Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) sowie zur Einführung des neuen Sitzungsinformationssystems Allris. Über das neu eingeführte Programm Allris besteht die Möglichkeit, sämtliche Daten der Sitzungen im Internet bereitzustellen. Bei entsprechender technischer Ausstattung der Gemeindevertretungen, bspw. mit Tablet-PC, bestünde die Möglichkeit, den Mitgliedern sämtliche Sitzungsunterlagen digital zur Verfügung stellen zu können. Ebenfalls wäre dann für die Mitglieder der gemeindlichen Gremien die Möglichkeit gegeben, sämtliche Protokolle der Gemeindevertretung und der Ausschüsse im Archiv einsehen zu können. Die Anschaffungskosten eines Tablet-PCs liegen derzeit bei rd. 200 €, so dass bei der Komplettausstattung aller Gemeindevertretungen mit dieser Technik Gesamtkosten in Höhe von rd. 29.000 € zu erwarten wären. Andererseits würden Sach- und Personalkosten in der Amtsverwaltung eingespart werden.

Für eine rechtzeitige und reibungslose Abwicklung des Sitzungsdienstes wäre es vorteilhaft und überlegenswert, die Sitzungstermine der Gemeindevertretung am Jahresanfang für das ganze Jahr festzulegen. Vorteilhaft wäre es auch, die Ladungsfristen der gemeindlichen Gremien einheitlich, bspw. auf 7 Tage in den Hauptsatzungen festzulegen. Die Beschlussvorlagen zu den Sitzungen könnten dann rechtzeitig abgestimmt und erstellt werden.

Nach einer längeren Aussprache besteht auf Vorschlag von Peter Boyens Einvernehmen, dass der von Herrn Polzin vorgestellte digitale Sitzungsdienst nach der Kommunalwahl den neuen Gemeindevertretungen vorgestellt wird, um danach weitere Entscheidungen treffen zu können.

Ergebnisprotokoll-Nr. 2013/12/4